福建幼儿师范高等专科学校

办公室

福建幼儿师范高等专科学校合同管理办法

发布时间:[2017-01-03] 作者:[方 坊] 阅读量:[]

 

第一章  总 则

第一条  为规范学校经济行为,维护学校合法权益,促进学校各项事业健康发展,根据《中华人民共和国合同法》等法律法规,结合学校实际,制定本办法。

第二条  本办法所称合同,是指为实现一定的经济目的,以学校名义,并由学校事业经费、科研经费、自筹经费、其他专项经费进行收付,与其他自然人、法人或其他组织设立、变更、终止权利义务关系的书面协议。

其中包括:学校各部门及所属各单位签订的借贷款合同、债权债务的清偿合同;学校资产经营、租赁及物业管理合同;基建及修缮项目合同、校园环境维护和绿化合同;合作办学合同;物资设备、图书资料采购合同;通讯宽带服务采购及委托服务合同;科研项目、技术合同等涉及经济往来的合同。

    第三条  学校各类合同的订立应遵守国家法律法规,坚持平等互利、协商一致、诚实守信的原则,确保学校的合法权益,任何部门或个人不得利用合同损害学校利益或牟取私利。

    第四条  合同的拟定与审核、审核与审批、审批与订立、执行与监督,采取不相容岗位职责分离的控制办法,不同的工作职责由不同的工作人员履行。

 

第二章  合同的管理权限

第五条  学校按“学校统一领导,职能部门归口把关,承办单位(部门)具体负责”的原则,建立合同管理体制,并由学校办公室代表学校,对全校的合同进行协调管理。

职能部门是指按职责范围,从各自管理角度负责合同会审、检查、监督等工作的学校职能机构。

承办单位(部门)是指按职责范围分工或学校指定,具体负责某方面或某一合同文本的起草、拟定、送审、报批、归档以及履行合同、实现合同目的的学校内设机构。

第六条  学校统一领导是指学校各类合同的签订,应由校长或校长授权委托分管副校长或承办单位(部门)负责人签署。

可授权签署的,由校长在《福建幼儿师范高等专科学校合同签订审批表》上签署授权意见。须办理授权委托书的,由学校办公室负责办理。

第七条  一般交易标的金额不满2万元(人民币,下同)的书面合同,经校长授权后,按财经法规和学校财务制度,由分管承办单位(部门)的副校长或承办单位(部门)负责人以学校名义签订,由分管副校长或承办单位(部门)负责人签署。

此类合同的履行、保管等由该承办单位(部门)负责。

对此类合同的履行情况,学校相关职能部门有权监督、检查。

未经校长授权,校内任何单位(部门)和个人不得以学校或学校二级单位的名义对外签订合同。

第八条  书面合同交易标的金额在2万元(含2万元)以上的,以学校名义签订,由校长签署。2万元(含2万元)以上,30万元以内的,应经校长办公会议研究决定;30万元以上(含30万元)的,应经校党委会议研究决定。

此类合同的履行、保管等由与合同涉及项目关联的承办单位(部门)负责。

对此类合同的履行情况,学校相关职能部门有权监督、检查。

第九条  在合同期上,合同涉及购买社会服务内容的,原则上不超过两年;涉及资产租赁、承包经营内容的,原则上不超过三年。

特殊情况需要超过的,承办单位(部门)应书面向分管副校长报告,并由校长委托分管副校长签署该合同。

 

第三章  合同的管理分工

第十条  学校各部门根据管理职责,按如下分工、合同类别进行归口管理:

(一)学校办公室:负责办理合同签署委托书;对经过审批程序的合同文本登记编号,加盖学校印章;召集有关承办单位及职能部门研究合同事项的相关会议。

(二)后勤管理处:负责对学校后勤服务、投资后勤设施设备采购、校园管理、绿化美化、物业管理等合同的审查和合同履行过程中的专业管理监督。

(三)后勤管理处基建科:负责对学校基本建设工程合同及建筑物、构筑物维修合同的审查和合同履行过程中的专业管理监督。

(四)后勤管理处资产科:负责对学校固定资产、设备采购、房屋、土地、设备等资产租赁、运作等合同的审查和合同履行过程中的专业管理监督。

(五)财务科:负责对学校融资资金合同及其他合同中涉及收、付款项条款的审查和合同履行过程中的专业管理监督。

(六)教务处、培训中心、对外合作服务中心、海外教育交流中心、继续教育部:负责在职责范围内,对学校有关对外合作办学合同的审查和合同履行过程中的专业管理监督。

(七)现代教育技术中心:负责对学校校园网络、通讯、宽带服务、管理信息系统(软件)等与信息化相关的采购合同的审查和合同履行过程中的专业管理监督。

(八)教科所:负责对学校科研技术开发、转让、服务、咨询等技术合同的审查和合同履行过程中的专业管理监督。

(九)图书馆:负责对学校图书资料采购合同的审查与合同履行过程中的专业管理监督。

(十)纪检监察处、审计室:负责在职责范围内,对学校合同的签订及履行过程进行监督检查。

(十一)其他职能部门:按各自职责,负责应由本部门归口的合同审查和合同履行过程中的专业管理监督。

第十一条  学校职能部门可同时作为学校某类合同的承办单位(部门)。

 

第四章  合同的办理程序

第十二条  合同办理的程序为:

(一)合同的拟订。由学校有关职能部门负责与合同对方当事人协商合同内容,部门经办人员负责合同的草拟,并在合同上加盖合同主办部门骑缝章(该章不得对外使用),部门负责人负责对合同内容进行审核。

(二)合同的会签。经办部门负责人审核后的合同,应由财务部门和有关部门会签,重要的合同应由学校法律顾问审核。会签后的合同,应由经办部门的学校分管领导初审。

(三)合同的签订。学校分管领导初审后的合同应由学校法定代表人审定。

(四)合同的印章使用。经学校法定代表人审定后的合同,由学校办公室负责用印。未经学校法定代表人或法定代表人授权的学校领导审定的合同,学校办公室不得用印。

 

第五章  合同的订立要求

第十三条  合同订立前,承办单位(部门)应严格审查对方当事人的主体资格、经营范围、履约能力、资信情况、委托代理权限等,并进行必要的市场调研,收集、保存相关资料。

第十四条  对合同的主要条件,承办单位(部门)应经集体研究决定;必要时可邀请、会同有关职能部门,共同与合同对方洽谈。

第十五条  依照有关规定必须进行招投标的项目,有关职能部门应按有关规定组织招投标,并制作会议纪要。没有规定必须进行招投标的项目,有关职能部门认为必要的,可组织专家进行论证,并制作会议纪要。

上述会议纪要应作为订立合同的重要依据。

第十六条  合同的订立应由经办部门、会签部门、学校分管领导、学校法定代表人在《福建幼儿师范高等专科学校合同签订审批表》上签署意见。

第十七条  合同的订立应按以下要求,履行规定的审批手续:

(一)承办单位(部门)拟订合同文稿后,向有关职能部门报请审批会签。有关职能部门对合同的可行性、必要性、合法性、合理性等内容进行审查。

(二)重要的或涉及合同标的在2万元以上的合同文稿,经学校法律顾问审读,并由其出具书面审读意见。其他合同文稿承办单位(部门)认为需要征求学校法律顾问意见的,可通过学校办公室,与其沟通联系。

(三)需经校领导审批的合同,承办单位(部门)将合同文稿、相关资料和《福建幼儿师范高等专科学校合同签订审批表》报送校领导审批。

第十八条  符合财经制度法规,当即货、款两清的口头交易可不订立书面合同。此外,学校其他合同的订立均应采用书面形式。

第十九条  书面合同的内容应完整,基本要素应齐全,即标的、数量、质量、价格或报酬、履约期限、地点和方式、违约责任、解决争议的方法等方面的条款应明确具体,文字表达应准确精炼,逻辑严谨。

第二十条  订立书面合同应尽量采用行业管理部门制订的示范文本。没有示范文本的,应尽量争取合同文稿的起草主动权。使用对方提供的格式文本的,应对合同条款进行严格的审查,依法避免使用其中不合理的霸王条款,增加维护学校正当权益的合理条款。

第二十一条  经过采购招投标程序或论证程序订立合同后的短期(一般三个月左右)内,如需增加采购相同规格、质量的物资数量,在政策允许范围以及市场价格变化不大且对方前期能诚信履约的前提下,报经分管副校长同意,可不再经过招投标程序或论证程序,直接与对方按原合同条件续标。

第二十二条  法律、行政法规有明确规定的,承办单位(部门)应依其规定办理合同的批准、登记等手续。

第二十三条  审核通过后的合同文本应由学校办公室统一编号登记,加盖福建幼儿师范高等专科学校的校章或合同专用章。

上述签订合同使用的印章由学校办公室负责管理。

 

第六章  合同的履行要求

第二十四条  承办单位(部门)应认真履行学校所签订的合同,根据合同的性质、目的和交易习惯,履行相应的通知、协助、保密等义务。

学校各有关单位、部门应支持、配合承办单位(部门)履行经济合同,避免发生违约现象。

第二十五条  如需变更或解除合同,应经双方当事人协商一致,并按前述流程报请审批。

法律、行政法规规定变更或解除合同应办理批准、登记等手续的,依照其规定执行。

第二十六条  合同生效后,如质量、价款或报酬、履行地点等内容没有约定或约定不明确的,可以补充协议形式进行约定或明确;不能达成补充协议的,按法律规定和合同有关条款或交易习惯进行确定。

第二十七条  承办单位(部门)和有关进行专业管理监督的职能部门应注意防范、避免合同履行过程中的法律风险。

在合同履行过程中,若出现争议等问题时,承办单位(部门)应积极与对方协商解决;协商不成的,或发现可能严重影响合同履行的情况,承办单位(部门)、有关专业管理监督职能部门应及时上报学校分管领导,并通过法律途径解决。

 

第七章  合同的纠纷处理

第二十八条  在合同履行过程中,若出现纠纷,合同履行单位(部门)应在三日内将合同编号、纠纷情况等报送学校办公室。

学校办公室应统一编号登记,及时将有关材料送达学校法律顾问,并安排学校法律顾问,指导原合同经办人处理合同纠纷事宜。

合同纠纷处理过程中的有关资料,应及时送交学校办公室备案。

第二十九条  合同纠纷分为对方不履行、己方不履行或者双方都有责任等三种情况。根据不同情况,由负责本案的学校法律顾问提出处理意见。

属于对方不履行合同或不正确履行合同的,在对方违约行为发生后,学校法律顾问应在两日内提出法律意见书,并由承办单位(部门)以学校的名义起草致对方的信函,经学校法人代表批准盖章后,以传真或特快专递方式通知对方,取得对方收到该信函的确认件。

属于己方未能正确履行合同的,承办单位(部门)应积极与对方联系,提出解决问题的建议,做好协调工作。同时,应注意收集、保存相关证据,为应诉做好准备。

对于双方都有责任的合同纠纷,承办单位(部门)应注意收集、保存有关的证据材料,做好起诉或应诉的准备。

第三十条  承办单位(部门)处理合同纠纷时,应注意案件的诉讼时效,必须保证时效的有效性。

第三十一条  对方违约给学校造成损失的,若协商不成,承办单位(部门)则应做好诉讼的准备。承办单位(部门)应根据学校法律顾问的要求,将相关材料交给学校法律顾问,由其决定是否聘请律师、向哪个法院提起诉讼、诉讼标的如何计算、证据材料如何组织等事项。

若进入诉讼程序,需学校法律顾问直接出庭的,有关单位(部门)应予以积极配合;需聘请外部律师的,应由学校法律顾问与所聘请的律师沟通,有关单位(部门)应协助其做好诉讼工作。

第三十二条  根据纠纷合同中的仲裁条款,学校向仲裁机构申请仲裁的,由学校法律顾问负责起草申请书及组织相关材料证据,并决定是否需要聘请律师。

第三十三条  学校作为案件的被告或仲裁的被申请人时,学校法律顾问应做好应诉准备工作,并在规定的期限内提出答辩状,不得无故拖延、延误胜机。

答辩状应在承办单位(部门)会签后,报学校主管领导决定。但作为代理人的代理意见,则由学校法律顾问决定。

 

第八章  合同的档案管理

第三十四条  合同签订后,合同文本及其相关资料应根据需要制作,分别由承办单位(部门)、主要职能部门、有关专业管理监督职能部门保管。

合同签订后,承办单位(部门)应及时将合同原件送交学校办公室登记、备案。

合同履行完毕后,承办单位(部门)应及时、完整地将合同履行的相关资料移交给学校综合档案室存档。

第三十五条  未经学校分管领导批准,合同不得外借、外传。

第三十六条  承办单位(部门)和其他相关部门应做好合同及其相关资料的保密工作。

第九章  合同的责任追究

第三十七条  违反本办法私订合同的,依照有关规定追究责任人的行政责任和经济责任;触犯法律的,依法移送司法机关处理。

第三十八条  订立、履行合同过程中,因不负责任、徇私舞弊而造成学校损失的,依照有关规定追究责任人的行政责任和经济责任;触犯法律的,依法移送司法机关处理。

第三十九条  泄露合同秘密或学校商业、科研、经济等秘密的,依照有关规定追究责任人的行政责任和经济责任;触犯法律的,依法移送司法机关处理。

 

第十章  附 则

    第四十条  学校组织学生参加保险的集体保险合同管理以及代学生集中采购某类物资的合同管理,参照本办法执行。

第四十一条  学校食堂餐饮原材料的采购合同管理,由后勤管理处负责参照本办法规定的原则,另行制定具体实施办法。

第四十二条  学校有关职能部门可根据本办法和自身职责,制定本部门对学校合同管理实施专业监督管理细则。

第四十三条  本办法由学校办公室负责解释。

第四十四条  本办法自公布之日起施行。

 

附件

福建幼儿师范高等专科学校合同签订审批表

项目名称

 

合同编号

 

中标单位

 

使用部门

 

合同起草人

 

预算金额

 

合同金额

 

付款方式

 

送审日期

 

履约保证金

支付情况

 

承办单位

初审意见

 

业务主管部门审核意见

 

学校法律顾问审核意见

 

学校分管领导审核意见

 

校长审批意见

 

合同签订日期